Como controlar todas as minhas (muitas) notas?

Ok, se você começou a ler este post, talvez você tenha o mesmo problema que eu e outros empreendedores temos. Você tem um monte de notas que sua empresa emite e recebe de diversos fornecedores e está meio perdido no meio de um mundo de arquivos… bem, arquivos… como se diz mesmo? Ah! Arquivos XML.

São tantos nomes a decorar. NFe, NFSe, CCe, Cancelamento, CTe… quantos arquivos eu recebo por dia? 20? 100? Não tenho ideia. E se não sei nem o número de arquivos que eu recebo, como vou garantir que todos estejam sendo corretamente armazenados e protegidos? São tantos problemas para resolver e meu negócio fica para trás, para eu poder resolver esse monte de tarefas que nem sempre me deixam feliz.

É por isso que é bom delegar algumas atividades de minha empresa a outras empresas que se especializaram em assuntos que não quero tratar, como gestão de notas fiscais. Quero viver o meu negócio!

Relatório de duplicatas a pagar e a receber

Nada melhor para uma empresa do que ter o controle de suas contas, não é? O famoso Fluxo de Caixa é uma das mais poderosas ferramentas que uma empresa pode utilizar, como diria Alexandre Costa, nesse excelente post.

E como controlar as contas da empresa? Através das duplicatas seria um bom exemplo.

Ter um relatório em que fosse possível enxergar as contas a pagar nos próximos meses através das duplicatas das notas fiscais eletrônicas de entrada poderia ajudar muito o controle financeiro de uma empresa.

E ter um relatório do caminho oposto, ou seja, das contas a receber nos próximos meses, através das duplicatas das notas fiscais eletrônicas de saída, também dará previsibilidade sobre o Fluxo de Caixa da empresa.

Quanto mais ferramentas o empreendedor tiver para garantir o sucesso financeiro da empresa, melhor.

O imposto de renda chegou

Está preparado?

Mais uma grande etapa para os contribuintes brasileiros se inicia. O Imposto de Renda Pessoa Física 2015. Este ano a Receita Federal estima que irá receber 27,5 milhões de declarações. E você já está preparado para elaborar a sua?

O prazo para a entrega se iniciou em dois de março e encerra-se em 30 de abril. Não deixe de entregar a sua, para que não ocorra multa por atraso na entrega com valor mínimo de R$ 165,74.

Fique atento para as regras “base” e veja se está obrigado e entregar sua declaração.

– Rendimentos tributáveis superiores a R$ 26.816,55 durante o ano de 2014.

– Contribuintes que receberam rendimentos isentos, não-tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte, cuja soma tenha sido superior a R$ 40 mil durante o ano de 2014.

– Quem tiver a posse ou a propriedade, em 31 de dezembro de 2014, de bens ou direitos, inclusive terra nua, de valor total superior a R$ 300 mil.

O contribuinte deve se preocupar em relacionar todos seus documentos durante o ano, e assim não terá problemas em elaborar sua declaração e ficará quite com o fisco.

Mas tome cuidado, consulte sempre um profissional para a elaboração correta da declaração, a análise dos documentos é muito importante para que não ocorram falhas ou omissão de informações que possam levar o contribuinte a cair na malha fina.

Diego A. Gonzales

CRC 1SP224392/O-3

Fontes:

Sitio Receita Federal do Brasil

IN n° 1545/03 de fevereiro de 2015

As facilidades da gestão na nuvem

Os novos conceitos estão chegando com toda força e um que mais se destaca é o de computação em nuvem (cloud computing). Ele torna fácil e barata a utilização de programas de computadores que costumavam ser caros e pesados.

Antes era preciso gastar uma fortuna em licenças, instalar o programa em apenas uma máquina e depender do suporte técnico das empresas, que além de demorado, custava outra enorme quantia de dinheiro.

Agora, basta um acesso a Internet e um computador com configurações básicas e todos podem ter acesso a diversos tipos de programas que podem facilitar seu dia a dia. Esses softwares são muito completos e robustos, mas, o mais importante, baratos. Geralmente, os programas que rodam na nuvem são utilizados mediante o pagamento de uma licença mensal, muito mais barata do que a licença dos antigos programas instalados.

E o melhor, diversas melhorias são feitas nos sistemas em nuvem sem que o usuário tenha que comprar mais um CD de instalação ou chamar o técnico para fazer uma atualização. Basta usar e pronto. Sempre trabalhará com a versão mais atual do sistema.

O SINFe também vem com esse propósito. Facilitar a gestão das notas fiscais eletrônicas, garantindo um acesso democrático e barato a um sistema excelente, que permite aos empreendedores e profissionais de contabilidade gerenciar todo seu trabalho de onde estiverem.

As facilidades de um Dashboard de NFe

Se você é um empreendedor ou profissional de contabilidade, sabe o quanto é importante armazenar suas NFe (Nota Fiscal Eletrônica) ou suas CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Mas armazenar não é a única coisa que deve ser feita. É preciso também gerenciar esse “caminhão” de arquivos que chegam todos os dias.

É aí que entram as métricas. Como saber quantos arquivos estou armazenando por mês? Como saber quantas notas meus fornecedores estão me enviando e quantas notas eu preciso correr atrás, porque não chegaram? Só depois de entender essas métricas, eu posso tomar ações que me façam economizar tempo e dinheiro.

Para facilitar o trabalho, é importante ter um software que apresente todas as notas armazenadas e que tenha um Dashboard das notas. Mas o que é um Dashboard? É uma tela onde podemos ver o resumo de tudo o que aconteceu. Alguns Dashboards mostram o resumo do ano anterior, outros do mês anterior. Aí fica ao gosto de cada um.

O importante é que com o Dashboard, posso executar ações rapidamente, sem ter que recorrer a uma busca gigante de notas, tendo que procurar uma a uma para só então tomar minha decisão.

Com o SINFe não há porque temer o Leão

Está chegando a hora de acertar as contas com Leão: a Receita Federal vai começar a receber as declarações de imposto de renda no início do mês de março e é hora de começar a separar a documentação necessária para informar os rendimentos ao Fisco.

Não se arrisque na hora de declarar o imposto de renda, conheça o serviço de Manifestação do destinatário da NF-e – SINFe. Para saber alguns dos benefícios que essa ferramenta pode proporcionar, fique ligado nas dicas abaixo:

A gestão simplificada das notas fiscais é essencial para as empresas nesse período de declaração do imposto de renda!!!

A Receita Federal vem cada vez mais cruzando dados fiscais tanto de contribuintes pessoas físicas, quanto jurídicas. Por exemplo, no ano passado inúmeras empresas foram notificadas por seus dados do cartão de crédito não serem condizentes com as vendas de sua empresa (fonte: economia.uol.com.br.).

Daí a importância de uma ferramenta/procedimento que possibilita que a empresa receptora da NF-e possa informar ao fisco que teve conhecimento da operação (ou seja, dos dados contidos na NF-e), se ela está correta e quando necessário indicar e manifestar os erros.

O SINFe nasceu com essa meta grandiosa: através da tecnologia, simplificar e automatizar os processos fiscais, para que empresários e contadores não sejam multados e não deixem de escriturar contabilmente suas notas fiscais.

Mas como o SINFe faz isso?

Através do armazenamento e gestão das NF-e, tanto de entrada como de saída, o SINFe consegue disponibilizar as empresas e aos profissionais de contabilidade o conjunto total de suas notas fiscais eletrônicas em um período, como o ano-calendário 2014, por exemplo.

Além disso, o SINFe possui uma funcionalidade chamada Manifestação do Destinatário, em que é possível obter e analisar todas as NF-e emitidas contra o CNPJ da empresa nos últimos 90 dias, para saber se essas notas são de seu conhecimento ou não. Também é possível negar notas fiscais eletrônicas que não são de conhecimento da empresa evitando, assim, pagar impostos indevidos.

Deste modo, os processos das empresas e escritórios de contabilidade se tornam mais rápidos e seguros, evitando fraudes e erros humanos.

Ok, mas porque isso é tão importante para o meu negócio?

Já imaginou poder informar ao órgão fiscal inconsistências na nota emitida, por exemplo, se uma certa nota foi emitida para o seu CNPJ, mas por engano, pois na verdade sua empresa não comprou nada de quem emitiu tal nota?

Ou ainda, poder informar ao fisco que uma nota foi emitida corretamente, mas não foi enviada pelo fornecedor?

Além disso, com o SINFe é possível informar ao fisco irregularidades no preenchimento da nota, como por exemplo, quando alguém emite a nota informando mais mercadorias vendidas do que realmente foram compradas.

Não corra riscos desnecessários, venha conhecer o SINFe, utilize-o por um mês grátis!

Acesse: www.sinfe.com.br Gostou? Curta e compartilhe:
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Super Simples

Fique por dentro.

Aprovada em agosto de 2014, a Presidente Dilma sanciona a Lei Complementar 147/2014, e beneficia 140 novas categorias que podem escolher pelo sistema de tributação Super Simples, ou Simples Nacional como é conhecido. Esta modalidade unifica a tributação em um único imposto, beneficiando o contribuinte não somente na redução de alíquotas, como também na facilidade de ter um vencimento único.

Foram beneficiadas com a Lei Complementar as categorias:

  •  Medicina, enfermagem, veterinária, odontologia, psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, podologia, fonoaudiologia, clínicas de nutrição, de vacinação e de bancos de leite; fisioterapia, advocacia, serviços de comissária, de despachantes, de tradução e de interpretação;
  • Arquitetura, engenharia, medição, cartografia, topografia, geologia, geodésia, testes, suporte e análises técnicas e tecnológicas, pesquisa, design, desenho e agronomia, corretagem, representação comercial e demais atividades de intermediação de negócios e serviços de terceiros, perícia, leilão e avaliação;
  • Auditoria, economia, consultoria, gestão, organização, controle e administração;
  • Jornalismo, publicidade, agenciamento, exceto de mão de obra;
  • Outros negócios do setor de serviços, que atuem na área da atividade intelectual, de natureza técnica, científica, desportiva, artística ou cultural, produção ou venda no atacado de refrigerantes, inclusive águas saborizadas gaseificadas, produção ou venda no atacado de preparações compostas, não alcoólicas (extratos concentrados ou sabores concentrados), para elaboração de bebida refrigerante.

Mas fique atento, nem sempre o Simples Nacional pode ser a opção mais rentável para a sua atividade, sendo que dependendo do faturamento a alíquota pode ser de 4,5%, chegando até 16,85%.

Para saber se sua categoria pode ser beneficiada, recomendamos que o empresário procure um contador para avaliar as vantagens e desvantagens, que englobam não somente a atividade, como também o município onde esta registrada.

Diego A. Gonzales

CRC 1SP224392/O-3

Fontes:

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/Lcp147.htm

http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/

Brasil chega a marca de 10 bilhões de NFe emitidas

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), arquivo digital que substituiu a nota em papel desde abril de 2008, alcançou a marca de 10 bilhões de emissões em todo Brasil no dia 17 de setembro de 2014. Porém esse cenário tende a crescer mais e mais, visto que ainda nem todas as empresas são obrigadas a emitir no formato digital. 

Os números são grandiosos, veja tabela:

Somos 1,118 milhões de empresas que emitem NF-e, número que tende a crescer muito ainda, pois nem todas as categorias são obrigadas a emitir o documento no formato digital, a regra vem se tornando obrigatória por categoria e tende a terminar a implementação em 2015.

Esses números significam muitas coisas, mas pensando na rotina contábil da sua empresa, representa que ela ainda vai receber e emitir muito mais notas por mês do que hoje. E se agora já é dificil gerenciar todos esses arquivos digitais, imagine quando todas as empresas brasileiras estiverem emitindo?

A mudança trouxe vantagens incontestáveis, mas também trouxe complexidade no trato desses arquivos, onde muitas empresas, departamentos fiscais e escritórios contábeis ainda não estavam preparados para lidar com o novo cenário, principalmente em termos de tecnologia. 

Confira as vantagens:

  1. Transparência fiscal, visto que os dados são digitais e mais fáceis de ser integrados e analisados. 
  2. Redução de Custo de Espaço nas Empresas e Escritórios Contábeis na hora de armazenar os arquivos, visto que agora não é mais preciso armazenar notas impressas por cinco anos.
  3. Redução na Sonegação Fiscal.
  4. Facilidade na troca de informações entre Empresa e Contador.

As Complexidades vindas com a mudança:

  1. Implantar rotinas de backup dos arquivos digitais.
  2. Baixar cada XML enviado por email para locais seguros e que tenham rotina de backup. 
  3. Quando é uma Matriz com filiais, separar e agrupar cada nota por CNPJ.
  4. Ambas empresas envolvidas no ato comercial são co-responsáveis pela nota emitida. Isso significa que se o seu fornecedor emitir uma nota incorreta e você aceitar você também é passível de multa. 
  5. Agora você tem que acompanhar o Status de cada nota, para ver se ela foi cancelada, citando um exemplo. 
  6. Via Manifesto no site da Sefaz, você tem que verificar no mínimo a cada 12 dias se foram emitidas notas que não foram enviadas para sua empresa e manifestar erros quando necessário. Exemplo: se alguma empresa emitir por engano uma nota para o seu CNPJ você tem que manifestar formalmente esse erro para a SEFAZ.
  7. O XML é um arquivo oficial e que se sofrer qualquer alteração, seja um enter a mais, uma virgula inserida onde não tinha, torna a empresa passível de multa. 
  8. Também é necessário auditar cada XML que chega a sua empresa, para verificar se esta no formato correto, se os impostos estão certos e assim vai. 

Foram as complexidades desse novo cenário que motivaram a criação do SINFe, que automatiza todo o processo:

  • Ele baixa cada XML enviado para o seu email e sobe automaticamente para a nossa nuvem.
  • Audita cada XML para ver se esta de acordo com o arquivo original e as regras do campo CFOP cadastrados para a empresa. 
  • Mantem os arquivos seguros, com tecnologia e segurança de ultima geração. 
  • Organiza os arquivo em uma única tela, tendo opção de busca por cnpj, tipo, período, empresa e diversos outros filtros. 
  • Se a sua empresa é uma Matriz com várias filiais, o SINFe tem o conceito multi-empresa, assim ele receba todas as notas e separa ela por CNPJ organizando tudo como deve ser.
  • O Manifesto conosco pode ser feito em lotes, sendo que via SEFAZ você tem que digitar a chave de nota por nota e fazer o Manifesto de uma por uma. 
  • Algumas vezes os fornecedores não enviam as notas, via SINFe conseguimos verificar na base da SEFAZ qual nota não foi enviada e armazená-la automaticamente na ferramenta. Isso é muito importante pois garante que sua empresa tem 100% das notas que foram emitidas para sua empresa, evitando o perigo de receber multa, caso um auditor fiscal não encontre uma nota no momento da fiscalização. 
  • Nosso software oferece a funcionalidade de integrar sua empresa e escritório contábil. Ao cadastrar seu negócio você pode convidar seu contador a participar e ele receberá automaticamente todas as suas notas. Se você é um escritório contábil ainda tem a vantagem de poder gerenciar todos os seus clientes em uma única tela.

O SINFe oferece várias outras vantagens para sua empresa.

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Sem cadastro de cartão de crédito e sem compromisso. 

Faça seu cadastro e teremos prazer em atendê-los.

Fonte: Sefaz MA

SINFe irá ministrar Palestra sobre NF-e na ACIC de Campinas – 23 de outubro

No dia 23, quinta-feira da próxima semana, o Luis Pelin, Sócio Fundador do SINFe irá ministrar uma palestra informativa sobre o Cenário da NF-e no Brasil e como Armazenar e fazer a correta Gestão de Documentos Fiscais.

Existe uma obrigação, criada pelo governo, de armazenar todas as NFe, tanto de entrada quanto de saída, por um período de 5 anos. Arquivar todas essas notas e ainda recuperá-las facilmente dentro desse período é uma tarefa muito difícil, principalmente quando o fiscal bate a porta.

O objetivo da Palestra é mostrar como facilitar o armazenamento e gerenciamento das NF-e no período de 5 anos. Além disso, demonstrar que esse armazenamento pode ser inteligente, facilitando o trabalho do empresário e sua comunicação com o seu contador.

Se você é de Campinas e Região, participe da Palestra, será uma honra recebê-lo(a).

Informações para inscrições: ACIC.

Um abraço da Equipe SINFe 😉