Hoje eu vou falar de algumas das regras básicas para administrar a sua empresa e começar a organizar o seu planejamento estratégico. O primeiro ponto é definir da forma mais clara possível quais são os seus objetivos e traçar o caminho para alcançá-los.
É muito importante não perder de vista esses objetivos e fazer constantemente uma auditoria interna para avaliar se você está no caminho ao qual se propôs. Após essa análise, você poderá identificar quais processos foram efetivos, quais poderão ser transformados para melhorar a qualidade do seu negócio e também o que não atingiu o resultado esperado e deve ser descartado.
Manter uma disciplina e fazer essa auditoria interna que possibilite uma abordagem sistemática de avaliação é indispensável para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização.
Um passo importante que muitas vezes é desconsiderado por aqueles que estão começando a empreender é separar os gastos pessoais dos empresariais.
# Regras de ouro da administração de empresas
Organizando a gestão e controle das finanças
Seguir aquilo que os contadores denominam de “Princípio da Entidade” é fundamental para a boa saúde de sua empresa. O Art. 4º da Resolução do CFC (Conselho Federal de Contabilidade) n.º 750/93 define que “o Princípio da Entidade reconhece o Patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, a necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular no universo dos patrimônios existentes (…)”.
Nunca ouviu falar disso? Fique tranquilo, vou falar aqui de forma fácil sobre esse princípio que nada mais é do que garantir a diferenciação dos valores (finanças) pessoais daqueles da sua empresa. Mas qual a importância disto? Você pode estar pensando: “se eu sou o dono da empresa é natural usar o dinheiro do Caixa quando eu precisar!” Por exemplo: para pagar escola dos filhos, ou bancar o happy hour da sexta, etc.
De um ponto de vista, você está certo! Se a empresa é sua e tudo que tem nela é seu, você pode usar seu dinheiro da maneira que achar conveniente! No entanto, para uma adequada condução de qualquer tipo de negócio é preciso organização, planejamento e disciplina.
Portanto, ao administrar uma empresa você precisa planejar seus orçamentos para ter uma parte destinada ao seu salário (pró-labore), pois, estabelecer valores definidos ao invés de recorrer ao Caixa da empresa toda vez que precisar pagar uma conta é um passo importante do Planejamento que o ajudará a garantir o sucesso do seu empreendimento!
Afinal, você sabia que as retiradas não programadas direto do Caixa das empresa são um dos principais responsáveis pelos altos índices de empresas que quebram antes dos primeiros 02 anos de vida?
O segundo ponto fundamental desse planejamento que possibilitará o sucesso da sua empresa é calcular de forma correta o seu capital de giro.
Mas você sabe o que é capital de giro?
Capital de giro é a quantidade de dinheiro suficiente para sua empresa funcionar por um determinado tempo.
E se o capital de giro acaba, os problemas começam! Porque se sua empresa não tem como pagar as contas, pelo menos até que novas vendas aconteçam, você começa a se endividar com bancos, fornecedores e corre sérios riscos de multas fiscais ou até mesmo trabalhistas.
Para não ficar no vermelho o 1º passo é conhecer a fundo as despesas de sua empresa. Ter um fluxo de caixa detalhado é a base para conhecer seguintes informações essenciais: A) quanto você gasta? e B) quando você paga cada despesa?
Neste ponto os detalhes são fundamentais, nada pode passar desapercebido, mesmo o menor gasto!
O 2º passo é conhecer o seu potencial de vendas, Você precisa analisar o seu histórico de vendas, observando pontos como eficiência das vendas, número de novas vendas por mês, valor médio pago por nova venda e, claro, receita mensal.
Você deve ter em mente as seguintes questões:
- Quanto tempo leva para concretizar uma venda? (desde o primeiro contato até o dinheiro entrar na conta);
- Quantos contatos são iniciados para que uma venda seja concretizada?
- Quantas vendas, considerando um valor médio, são necessárias para bancar as despesas de uma semana? E de um mês?
A partir dessas análises, você poderá enxergar como o seu capital de giro é alimentado, tanto em termos de tempo, como em quantidade.
Porém, para quem está começando, o cálculo do capital de giro é relativamente mais difícil, já que não existe um histórico para uma previsão mais realista de vendas.
Nesse caso, a minha recomendação para você que está começando um empreendimento é pesquisar negócios semelhantes e ver qual foi o capital de giro necessário e o tempo para alcançar esse volume de vendas.
E tanto para os novos, quanto os experientes empreendedores, é importante recorrer a ajuda profissional de um Contador capacitado que além de conhecer sobre gerenciamento, poderá orientar sobre a tributação do nosso país, regras relacionadas a escrita fiscal e suas atualizações.
Agora, cabe destacar que hoje em dia tem ferramentas que podem ajudá-lo a administrar a sua empresa, fazendo a gestão de várias áreas do seu negócio de forma ágil e prática. Assim, a automação de serviços permite que você não perca tempo fazendo trabalhos braçais e possa se dedicar a resolução de problemas e ao planejamento estratégico de seus investimentos.
Como os sistemas de automação podem ajudá-lo?
Ter sistemas confiáveis que permitam que processos complexos se tornem rápidos e extremamente simples é uma forma de tornar sua empresa mais produtiva e eficiente. Um exemplo disso é o sistema de gestão de Documentos Fiscais – o SINFe.
O armazenamento das NFe (Nota Fiscal Eletrônica) é obrigatório e de responsabilidade de todas as empresas. Além disso, é preciso também gerenciar essa enorme quantidade de documentos, tanto gerados por sua empresa, quanto os emitidos para sua empresa todos os dias. Para tanto, é possível contar com o Sistema elaborado pelo SINFe para ter acesso fácil a eles e sua métricas.
Isto é, com esse sistema você receberá as informações de que precisa para controlar com precisão suas vendas, gastos, capital de giro, etc. Você encontrará em uma única tela o resumo de tudo o que aconteceu na sua empresa no período que escolher. Você pode ter desde o resumo do ano anterior, quanto do último mês anterior, de acordo com o que for necessário!
Dessa forma, você terá as informações de quantos arquivos está armazenando por mês; Quantas notas seus fornecedores estão enviando; E quando não enviarem, você poderá fazer o download das notas que faltaram diretamente da SEFAZ. Esse recurso permite economizar muito tempo e evita o perigo de receber multa, caso um auditor fiscal não encontre uma nota no momento da fiscalização.
Além disso, a possibilidade de organizar os arquivo e fazer a gestão em uma única tela, possibilita que você utilize diversas opções de busca (por CNPJ, tipo, período, empresa, CFOP e outros) facilitando a sua vida. E você pode também integrar sua empresa ao seu escritório contábil.
Em resumo, você deve estar atento as regras básicas para a gestão de seu negócio, definir seus objetivos, o planejamento estratégico, seguir o Princípio da Entidade, conhecer seu Capital de Giro, consultar profissionais capacitados e estar antenado sobre ferramentas confiáveis de automatização que facilitem sua vida.
Clique aqui para fazer seu cadastro no SINFe e testar grátis, por um mês, esse sistema de Gestão e armazenamento de Documentos Fiscais usado por especialistas da área contábil como Diego Gonzales e Carlos Alvarenga.
Fonte: Contabilidade Digital