Introdução
O armazenamento manual de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) pode trazer diversos riscos para a sua empresa. Desde extravios de documentos até problemas com a legislação fiscal, é importante compreender os perigos envolvidos nesse processo. Neste post, vamos destacar os riscos mais comuns do armazenamento manual de NF-e e como evitá-los. Continue lendo!
Extravio ou perda de documentos: Armazenar as NF-e manualmente aumenta a possibilidade de extravio ou perda dos documentos fiscais. Se um documento é extraviado, sua empresa pode enfrentar dificuldades para comprovar transações comerciais e cumprir obrigações fiscais.
Dificuldade de acesso e consulta: Quando as NF-e são armazenadas manualmente, encontrar e acessar um documento específico pode se tornar um desafio. O tempo gasto na busca de uma NF-e pode resultar em atrasos na análise de dados e no atendimento a clientes.
Falta de backup e segurança: O armazenamento manual não oferece uma estratégia de backup eficiente, o que pode resultar na perda irreversível de dados em caso de incidentes, como falhas de hardware ou danos físicos aos documentos. Além disso, a falta de segurança adequada pode expor suas informações fiscais a riscos de acesso não autorizado.
Inconformidade com a legislação: A legislação fiscal estabelece obrigações específicas quanto ao armazenamento e guarda das NF-e. Se sua empresa não estiver em conformidade com essas exigências, poderá enfrentar penalidades fiscais e até mesmo processos legais.
Como evitar esses riscos:
Utilize um sistema de gestão: Opte por um sistema de gestão que permita o armazenamento eletrônico das NF-e. Esses sistemas garantem a segurança, integridade e fácil acesso aos documentos fiscais, facilitando a gestão e evitando riscos.
Faça backups regularmente: Realize cópias de segurança das NF-e armazenadas eletronicamente para evitar perda de dados. Armazene esses backups em locais seguros, como servidores em nuvem ou dispositivos de armazenamento externo.
Mantenha-se atualizado com a legislação: Esteja sempre atento às atualizações na legislação fiscal para garantir que sua empresa esteja em conformidade com as exigências legais. Consulte profissionais especializados, se necessário.
Conclusão
O armazenamento manual de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) apresenta riscos significativos para a sua empresa, como extravios, dificuldade de acesso, falta de backup e inconformidade com a legislação. Ao optar por um sistema de gestão eletrônica, você garante a segurança, a integridade e o fácil acesso aos documentos fiscais, evitando esses problemas. Invista em soluções tecnológicas e mantenha sua empresa protegida e em conformidade com as exigências fiscais.