A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), arquivo digital que substituiu a nota em papel desde abril de 2008, alcançou a marca de 10 bilhões de emissões em todo Brasil no dia 17 de setembro de 2014. Porém esse cenário tende a crescer mais e mais, visto que ainda nem todas as empresas são obrigadas a emitir no formato digital.
Os números são grandiosos, veja tabela:
Somos 1,118 milhões de empresas que emitem NF-e, número que tende a crescer muito ainda, pois nem todas as categorias são obrigadas a emitir o documento no formato digital, a regra vem se tornando obrigatória por categoria e tende a terminar a implementação em 2015.
Esses números significam muitas coisas, mas pensando na rotina contábil da sua empresa, representa que ela ainda vai receber e emitir muito mais notas por mês do que hoje. E se agora já é dificil gerenciar todos esses arquivos digitais, imagine quando todas as empresas brasileiras estiverem emitindo?
A mudança trouxe vantagens incontestáveis, mas também trouxe complexidade no trato desses arquivos, onde muitas empresas, departamentos fiscais e escritórios contábeis ainda não estavam preparados para lidar com o novo cenário, principalmente em termos de tecnologia.
Confira as vantagens:
- Transparência fiscal, visto que os dados são digitais e mais fáceis de ser integrados e analisados.
- Redução de Custo de Espaço nas Empresas e Escritórios Contábeis na hora de armazenar os arquivos, visto que agora não é mais preciso armazenar notas impressas por cinco anos.
- Redução na Sonegação Fiscal.
- Facilidade na troca de informações entre Empresa e Contador.
As Complexidades vindas com a mudança:
- Implantar rotinas de backup dos arquivos digitais.
- Baixar cada XML enviado por email para locais seguros e que tenham rotina de backup.
- Quando é uma Matriz com filiais, separar e agrupar cada nota por CNPJ.
- Ambas empresas envolvidas no ato comercial são co-responsáveis pela nota emitida. Isso significa que se o seu fornecedor emitir uma nota incorreta e você aceitar você também é passível de multa.
- Agora você tem que acompanhar o Status de cada nota, para ver se ela foi cancelada, citando um exemplo.
- Via Manifesto no site da Sefaz, você tem que verificar no mínimo a cada 12 dias se foram emitidas notas que não foram enviadas para sua empresa e manifestar erros quando necessário. Exemplo: se alguma empresa emitir por engano uma nota para o seu CNPJ você tem que manifestar formalmente esse erro para a SEFAZ.
- O XML é um arquivo oficial e que se sofrer qualquer alteração, seja um enter a mais, uma virgula inserida onde não tinha, torna a empresa passível de multa.
- Também é necessário auditar cada XML que chega a sua empresa, para verificar se esta no formato correto, se os impostos estão certos e assim vai.
Foram as complexidades desse novo cenário que motivaram a criação do SINFe, que automatiza todo o processo:
- Ele baixa cada XML enviado para o seu email e sobe automaticamente para a nossa nuvem.
- Audita cada XML para ver se esta de acordo com o arquivo original e as regras do campo CFOP cadastrados para a empresa.
- Mantem os arquivos seguros, com tecnologia e segurança de ultima geração.
- Organiza os arquivo em uma única tela, tendo opção de busca por cnpj, tipo, período, empresa e diversos outros filtros.
- Se a sua empresa é uma Matriz com várias filiais, o SINFe tem o conceito multi-empresa, assim ele receba todas as notas e separa ela por CNPJ organizando tudo como deve ser.
- O Manifesto conosco pode ser feito em lotes, sendo que via SEFAZ você tem que digitar a chave de nota por nota e fazer o Manifesto de uma por uma.
- Algumas vezes os fornecedores não enviam as notas, via SINFe conseguimos verificar na base da SEFAZ qual nota não foi enviada e armazená-la automaticamente na ferramenta. Isso é muito importante pois garante que sua empresa tem 100% das notas que foram emitidas para sua empresa, evitando o perigo de receber multa, caso um auditor fiscal não encontre uma nota no momento da fiscalização.
- Nosso software oferece a funcionalidade de integrar sua empresa e escritório contábil. Ao cadastrar seu negócio você pode convidar seu contador a participar e ele receberá automaticamente todas as suas notas. Se você é um escritório contábil ainda tem a vantagem de poder gerenciar todos os seus clientes em uma única tela.
O SINFe oferece várias outras vantagens para sua empresa.
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Fonte: Sefaz MA