A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) faz parte de um projeto maior do governo federal, chamado SPED. O Sistema Público de Escrituração Digital, SPED, é um projeto para facilitar o controle dos fiscos e orgãos governamentais para registro e apuração de impostos referentes às operações praticadas pelo contribuinte pessoa física ou jurídica.
A NF-e teve como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para substituir a sistemática de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.
A implantação da NF-e constitui grande avanço para facilitar a vida do contribuinte e as atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Benefícios da NF-e
O Projeto NF-e instituirá mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes e as administrações tributárias, conforme descrito a seguir:
Benefícios para as Administrações Tributárias:
- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
- Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
- Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
- Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital? SPED).
Benefícios para a Sociedade:
- Redução do consumo de papel, com impacto positivo no meio ambiente;
- Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
- Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
- Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.
Benefícios para o Contribuinte Comprador (Receptor da NF-e):
- Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
- Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e;
- Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
- Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B);
Benefícios para o Contribuinte Vendedor (Emissor de NF-e):
- Redução de custos de impressão;
- Redução de custos de aquisição de papel;
- Redução de custos de envio do documento fiscal;
- Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
- Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;
- Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B);
Porém esse novo cenário trouxe novos desafios para escritórios de contabilidade e departamentos fiscais de empresas espalhadas pelo país. Citamos alguns exemplos abaixo:
Responsabilidade compartilhada, ou seja, também emissor quanto destinatário são responsáveis pelos dados contidas em cada nota e são passíveis de multas.
- Gerenciar os arquivos fiscais, os XMLs em ambiente seguro e de fácil encontrabilidade pelos 5 anos exigidos por lei.
- Risco de multas por manipulação incorreta na abertura dos arquivos, exemplo, ao abrir dar um espaçamento por erro e depois salvar o arquivo.
- Gerenciar esses arquivos em ambiente seguro para não cair nas mãos erradas, pois as NF-e são um raio X de qualquer empresa.
- Digitação dos códigos dos XML para integrar os dados os ERPs do mercado.
- Manifestar os erros das notas.
- Fazer backup de cada XML em ambiente seguro.
- Fazer pesquisa dessas notas por período, CNPJ, fornecedor e etc.
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