O Certificado Digital é uma assinatura digital com validade jurídica que garante proteção às transações. Isto é, ele permite que pessoas e empresas assinem e enviem documentos de qualquer lugar do mundo.
Com ele é possível, por exemplo, realizar transações bancárias, emitir documentos fiscais eletrônicos, declarações tais como: imposto de renda de Pessoa Jurídica, escriturações contábeis e fiscais, etc. Tudo isso de forma ágil, segura e sem necessidade de reconhecimento de firma.
Além de poder acessar os serviços online da Receita Federal, há outros benefícios que o uso do certificado traz como: a desburocratização de processos e redução de custos.
Há vários tipos de certificado eletrônico e possibilidades de utilizá-lo e hoje vou explicar sobre essas diferenças. E vou revelar para vocês os principais erros cometidos pelas empresas na hora de escolher e utilizar o certificado.
A ICP-Brasil oferece duas categorias de certificados digitais: A e S, sendo que cada uma se divide em quatro tipos: A1, A2, A3 e A4; e S1, S2, S3 e S4.
A categoria A é direcionada para fins de identificação e autenticação, enquanto que o tipo S é direcionado a atividades sigilosas.
Os certificados e-CNPJ A1 e A3 são os mais utilizados pelas empresas, sendo que o primeiro é geralmente armazenado no computador do solicitante, enquanto que o segundo é guardado em cartões inteligentes (smartcards) ou tokens.
A funcionalidade e o padrão básico de criptografia dos certificados digitais A1 e A3 são similares e com as mesmas funcionalidades, a principal diferença é a mídia de armazenamento.
No certificado digital tipo A3, a chave privada é armazenada em dispositivo portátil tipo smart card ou token, já no A1 é armazenada no disco rígido do computador.
Tanto o certificado A1 quanto o A3 possuem uma senha, que assim como sua senha bancária, deve ser mantida em sigilo absoluto, pois ela mais do que o meio de armazenamento, é que protege e assegura sua utilização somente por você ou pessoas autorizadas.
O certificado A1 é mais flexível pois você pode utilizá-los em mais de um computador. Como ele não é armazenado em dispositivo externo como o A3 é necessário que você realize uma cópia de segurança, medida impossível com o A3. Assim se seu dispositivo for danificado ou extraviado você necessariamente precisará adquirir outro certificado.
Atualmente com as soluções de armazenamento na nuvem totalmente seguras você pode ter o arquivo do seu certificado no caso do A1 em qualquer lugar a qualquer momento, e isso pode ser muito vantajoso.
Caso você esqueça a senha do certificado, para o A3, normalmente você terá três tentativas até bloquear o dispositivo, em alguns casos ainda é possível desbloqueá-lo com as senhas PUK e PIN Admin, mas se não conseguir lembrar a senha, tanto para o A3 quanto para o A1, precisará adquirir um novo certificado.
A senha do seu certificado digital é tão importante quanto a senha de sua conta bancária.
Qual o melhor certificado digital para minha empresa: A1 ou A3?
É sempre interessante verificar as necessidades e compatibilidades dos softwares que utiliza ou pretende utilizar. Existem alguns aspectos que podem ser diferenciais para a sua escolha:
– se você possui mais de uma empresa, ou filiais, ao utilizar o A3, em geral, precisará de um certificado para cada empresa ou filial. Lembrando que se o seu certificado for tipo cartão você precisará também de uma leitora de cartões.
– já com o A1 você pode ter vários certificados exportados em um único arquivo, ou mesmo que tenha vários arquivos de certificados poderá utilizá-los sem precisar trocar o cartão ou token.
– além disso, o A3 possui validade de até 3 anos e custo atual aproximado a partir R$ 270,00 sem leitora. Já o A1 tem validade de 1 ano e e custo atual aproximado a partir R$ 140,00. (Lembre-se sempre que o custo do certificado será compensado em tempo de realização e segurança de suas transações).
#FATO DESCONHECIDO por muitos empresários e que pode causar PROBLEMAS sérios:
Existem “serviços” que enganam o consumidor ao prometer por exemplo efetuar o download de documentos fiscais eletrônicos sem certificado digital. É de vital importância salientar que qualquer documento fiscal eletrônico recuperado sem a sua assinatura digital não terá validade jurídica e pode custar a você muitas, e muitas vezes mais caro do que um certificado digital, e ainda configurar crime de adulteração de documento fiscal.
Sempre pesquise junto aos órgãos oficiais as regras de acesso aos documentos fiscais com validade jurídica, e seus prazos legais para não comprar serviços que podem causar mais problemas posteriormente.
No caso de download das NFe emitidas para o seu CNPJ por exemplo, existe uma regra clara, que diz que sua empresa precisa se manifestar como destinatário da NFe, para ter acesso ao download do documento eletrônico, e este processo tem prazo máximo de 30 dias corridos, a partir da data de autorização da NFe.
A manifestação do destinatário é um processo que permite que sua empresa tenha acesso diretamente na base de dados da SEFAZ as NFes. Além disso ainda possibilita que você saiba se existem emissões de NFe para o seu CNPJ que você não solicitou, evitando que sua empresa seja utilizada em operações fraudulentas que podem causar muita dor de cabeça. Neste processo você poderá indicar:
Ciência da operação: Declara ciência da operação destinada ao CNPJ, mas ainda não possui elementos suficientes para apresentar uma manifestação conclusiva.
Confirmação da operação: significa que a operação ocorreu conforme a nota fiscal. Após a confirmação da operação o emitente fica impossibilitado de cancelar a NF-e, mesmo dentro prazo.
Desconhecimento da operação: Permite indicar operações indevidas ligadas à inscrição estadual/ CNPJ do destinatário, muito utilizada em operações fraudulentas.
Operação não realizada: Indica que a operação comercial não foi realizada (rejeição, devolução sem recebimento de materiais, sinistro da carga, carga não entregue, etc).
O evento de Ciência da Operação dá a você o acesso ao download, desde que seja respeitado o prazo de 30 dias. E após executar este evento, você terá até 180 dias para executar a manifestação final, que pode ser qualquer um dos outros três eventos. Após a manifestação final o processo estará concluído.
A manifestação do destinatário estava prevista para vigorar como obrigatória até 07/2014, mas o prazo foi estendido e ainda não foi redefinido pela SEFAZ. Atualmente este processo já é obrigatório para operações acima de R$ 100.000,00 (cem mil reais), e para distribuidores e postos de combustíveis.
Você pode garantir mais segurança para sua empresa e se habituar ao processo de manifestação do destinatário enquanto ela ainda não é obrigatória para todas as empresas e evitar correria quando o processo passar a ser uma exigência legal.
Pense e cheque as possibilidades e benefícios que sua empresa pode ter com sua identidade virtual digital.
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